Il ne suffit pas d’inscrire son nom et son adhésion (« je confirme être d’accord », etc.) en bas d’un document dématérialisé pour qu’une signature « électronique » soit valable. Juridiquement, une signature dématérialisée n’est recevable qu’à certaines conditions.
Ce serait trop facile et trop dangereux… Si une simple inscription en bas d’un document envoyé par courriel garantissait l’accord du signataire, n’importe qui pourrait signer à la place de n’importe qui…
Non, pour bénéficier de la même validité qu’une signature écrite sur un document papier, la signature électronique nécessite un process très particulier et doit être encadrée par des professionnels.
L’opération doit être effectuée par un organisme agréé
Le process doit d’abord être obligatoirement réalisé par des sociétés spécialisées, telles Universign, Certeurope, Docusign, Trust and Sign, Edicom, YouSign (avec qui Gererseul a passé un partenariat pour vous permettre de profiter de cette possibilité dans votre gestion locative)… Ces sociétés « tiers de confiance » qui engagent leur responsabilité juridique doivent donc être certifiées et accréditées. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de l’Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI), ou auprès de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique (FNTC).
Pour être habilitées à pratiquer la signature électronique légale, ces sociétés doivent prouver qu’elles disposent des moyens adéquats : process, systèmes informatiques et base de données performants et sécurisés pour l’archivage à long terme des documents.
Du respect de certaines conditions dépend la valeur légale
C’est la règlementation européenne IDAS qui fixe les règles d’utilisation et de reconnaissance légale de la signature électronique. Tous les prestataires de service « de confiance » doivent respecter son règlement.
Pour ce dernier, 5 critères doivent être réunis pour qu’une signature électronique puisse se prévaloir d’une valeur légale :
- un certificat électronique doit être utilisé par l’auteur de la signature pour permettre d’authentifier son identité ;
- le procédé de signature numérique doit être conforme et remplir des normes de sécurité élevées ;
- le procédé doit bénéficier d’une certification de conformité ;
- l’auteur ne peut contester sa signature, irrévocable ;
- le document signé ne doit pas être altéré, et ne peut plus être modifié ;
- les documents signés doivent être conservés dans un coffre-fort électronique sécurisé durant au moins dix ans.
Quasiment tous les documents du dossier de location peuvent être signés électroniquement
A part le cas spécifique des actes de cautionnement qui ne peuvent pas encore faire l’objet d’une signature électronique (lire notre fiche « Peut-on étendre la signature électronique aux actes de cautionnement ? »), tous les autres documents sont éligibles à ce dispositif, expliqué, du point de vue pratique, dans nos fiches :
- La signature électronique des contrats de location ;
- Privilégiez la signature électronique pour les contrats de colocation ;
- La signature électronique des baux de parking ;
- La signature électronique des baux commerciaux ;
- La signature électronique des états des lieux ;
- La signature numérique de la quittance de loyer.