La régularisation des charges locatives permet d’ajuster à l’euro près le coût des charges, tant pour le locataire que le propriétaire. Des règles précises sont à respecter.
En plus de régler son loyer chaque mois, le locataire est tenu de verser au propriétaire une somme complémentaire au titre des charges locatives. Celles-ci servent à financer l’entretien des parties communes et des équipements collectifs. Le paiement de ces charges peut prendre deux formes différentes : les charges dites réelles ou les charges au forfait.
Qu’est-ce que la régularisation des charges locatives ?
La différence entre charges au forfait et charges réelles est que pour ces dernières s’effectue une régularisation des charges. La somme versée par le locataire au titre des charges est en réalité une provision, c’est-à-dire un montant versé par défaut par le locataire afin de permettre au propriétaire de disposer de liquidités quand il doit régler les charges de la copropriété.
Il est impossible, sauf heureux hasard, que la somme provisionnée soit égale au coût réel des charges. C’est la raison pour laquelle, une fois par an, est réalisée ce qu’on appelle la régularisation des charges. Le propriétaire calcule le coût réel des charges et le compare avec les sommes perçues par le locataire. En cas d’excédent, il rembourse le trop-perçu au locataire. En cas d’insuffisance, le locataire est tenu de régler le moins-perçu.
La régularisation des charges s’effectue une fois par an à date fixe. Le propriétaire choisit généralement de s’en occuper après qu’il ait reçu le décompte annuel des charges de la copropriété. L’idéal est de faire coïncider la régularisation des charges avec la fin de l’année civile.
Un comptable peut être nécessaire pour procéder au calcul, notamment pour bien appréhender les notions de prorata qui exposent à des erreurs. Si le propriétaire choisit le régime réel pour déclarer ses impôts, le comptable aura déjà connaissance des informations. Le syndic de copropriété peut également proposer ce service.
Il est recommandé aux propriétaires de procéder à la régularisation des charges chaque année. Même si la loi autorise un retard de trois ans, le calcul devient plus complexe et le cumul des arriérés peut se révéler important. Dans ce cas, le locataire demandera à étaler sa dette sur douze mois, chose que ne pourra pas lui refuser le propriétaire.
Comment informer le locataire de la régularisation des charges ?
Pour demander au locataire de régler le moins-perçu des charges, ou pour l’informer du remboursement du trop-perçu, le propriétaire lui fait parvenir le décompte exhaustif de l’ensemble des charges et, dans le cas d’une copropriété, le mode de répartition des charges entre les locataires. Il joint également une note d’information sur le calcul des dépenses en chauffage collectif et en production d’eau chaude sanitaire. Gererseul propose la fonctionnalité “régularisation des charges” avec calcul proratisé si besoin lorsque le décompte ne correspond pas à la même période que l’arrêté des comptes et surtout, un courrier explicatif pour le locataire.
Le propriétaire conserve pendant les six mois qui suivent l’envoi du décompte l’ensemble des justificatifs (factures, contrats d’entretien, etc.), qui seront à la disposition des locataires pour consultation.
Si le locataire a quitté le logement avant la régularisation des charges, le propriétaire est autorisé à retenir 20% du dépôt de garantie en prévision du calcul. Il pourra ainsi conserver le montant du moins-perçu et devra rendre le reliquat au locataire (celui-ci veillera à laisser ses coordonnées et/ou son relevé d’identité bancaire). Le propriétaire pourra également régler le trop-perçu. La loi autorise également locataires et propriétaires à se mettre d’accord, le jour de la restitution du logement, sur une somme forfaitaire, voire nulle.
Que sont les charges locatives, ou charges récupérables ?
Le terme de charges récupérables s’emploie du point de vue du propriétaire, lequel règle les charges de copropriété mais les récupère en faisant payer le(s) locataire(s). Pour le locataire, il s’agit de charges locatives.
La définition des charges récupérables est donnée dans l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Ces charges comprennent les frais d’entretien et de réparation de l’immeuble et des parties communes (ascenseur, éclairage, plantations, bâtiment, nettoyage, etc.), mais aussi les dépenses liées au chauffage ou l’eau lorsque ceux-ci sont collectifs, ainsi que les taxes d’enlèvement des ordures ménagères ou de balayage. Le décret n°87-712 du 26 août 1987 donne la liste exhaustive des charges locatives.
Charges réelles ou charges au forfait ?
Les charges réelles s’appliquent obligatoirement dans le cadre d’une location non meublée, sauf si le logement est occupé par des colocataires. Dans ce cas, le propriétaire peut convenir de charges au forfait avec chacun des colocataires.
Dans le cas d’une location meublée, où le bail est plus court (un an), le propriétaire a le choix entre charges réelles ou charges au forfait. Le type choisi sera mentionné dans le contrat de location.
Pour calculer le montant de la provision qu’il demandera au locataire, le propriétaire s’appuie sur le montant des charges de l’année écoulée et établit une moyenne mensuelle. Il doit également inclure les éléments du budget prévisionnel de la copropriété.
Dans le cas de charges au forfait, le contrat de location prévoit généralement que le forfait augmente en même temps que la révision des loyers. L’augmentation se calcule alors sur l’IRL, indice de référence des loyers, fourni par l’INSEE.
Les charges au forfait n’entraînent aucune régularisation. Les éventuels trop-perçus ou moins-perçus ne peuvent être réclamés ni par le locataire ni par le propriétaire.
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