En plus du montant du loyer, les locataires doivent rembourser au propriétaire bailleur les charges locatives que celui-ci règle en amont. Comment procéder ?
Lorsqu’elles mentionnent le montant des loyers, les annonces immobilières précisent “charges comprises” ou “charges non comprises”. Dans la plupart des cas, les charges sont réglées séparément du loyer. Reste à préciser ce que sont ces charges.
Comment définir les charges locatives ?
Les charges locatives sont une somme que le propriétaire bailleur demande au locataire en même temps que le loyer, c’est-à-dire dans la plupart des cas chaque début de mois. Le montant de ces charges représente l’ensemble des dépenses du propriétaire bailleur inhérentes à la location du logement, et dont bénéficie le locataire.
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L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 donne le cadre des charges que le propriétaire bailleur peut demander au locataire de lui rembourser. On parle alors de charges récupérables. Celles-ci sont regroupées en trois grandes catégories :
- Les services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée, c’est-à-dire les dépenses inhérentes au chauffage, à l’eau, à la production d’eau chaude, à l’équipement électrique, qu’elles soient privatives ou communes ;
- Les dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun de la chose louée, c’est-à-dire les dépenses liées à la copropriété et à l’entretien des parties communes, notamment les ascenseurs (contrôle, dépannage, réparations…) et autres équipements communs ;
- Les impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement, notamment la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage, la redevance assainissement, etc.
Le site du Service public donne une liste exhaustive des charges récupérables. Celle-ci comprend notamment les charges de l’employé d’immeuble ou du gardien ou concierge. Si les rôles peuvent être similaires, le gardien ou le concierge se distinguent de l’employé d’immeuble par le fait qu’ils logent dans l’immeuble.
Le salaire versé à l’employé d’immeuble, ainsi que les charges sociales, sont 100% récupérables alors que pour un gardien ou un concierge, seulement 75% du salaire et des charges sont récupérables. Dans les deux cas, les autres éléments du salaire ne sont pas récupérables : les avantages en nature, l’intéressement et la participation, les indemnités, les primes, les cotisations à une mutuelle, etc. Il est recommandé de s’approcher du syndic voire d’un avocat en droit immobilier pour bien définir ce qui est récupérable ou non.
La liste exhaustive détaille par ailleurs les dépenses qui peuvent être prises en compte parmi les charges récupérables en ce qui concerne l’ascenseur et le monte-charge, les installations pour l’eau froide, l’eau chaude et le chauffage collectif ainsi que les parties communes intérieures et les espaces extérieurs.
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Comment le locataire règle-t-il les charges locatives ?
Le montant des charges locatives se présente au locataire sous deux formes différentes en fonction du type de location. S’il s’agit d’une location non meublée avec un bail de trois ans, le montant à régler est une provision sur charges.
Si la location est un meublé avec un bail d’un an, il s’agit d’un forfait charges mais cela devient rare car avec les hausses des tarifs de l’énergie, de plus en plus de propriétaires se tournent vers les provisions sur charges. Le forfait sera proposé pour les baux meublés étudiants 9 mois ou mobilité (de 1 à 10 mois).
La principale différence réside dans le fait que la provision sur charges fait chaque année l’objet d’une régularisation alors que le forfait charges ne peut être augmenté qu’avec l’indice de référence des loyers.
Comment se déroule la régularisation des charges ?
La régularisation des charges est opérée par le propriétaire bailleur lorsqu’il reçoit du syndic le décompte annuel des charges de la copropriété, ainsi que les budgets prévisionnels pour l’année à venir. Il doit informer le locataire au moins un mois à l’avance qu’il va procéder à cette régularisation.
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Le propriétaire bailleur fait le calcul de l’ensemble des charges récupérables qu’il a réglé dans l’année et compare le résultat avec la somme des provisions sur charges reçues du locataire dans l’année. En cas de trop-perçu, il est tenu de le rembourser au locataire. A l’inverse, il peut demander au locataire de lui régler le moins-perçu.
Le locataire est censé recevoir toutes les informations liées à cette régularisation. Le propriétaire bailleur lui fera parvenir le récapitulatif des dépenses de l’année (détaillées et classées par catégories) ainsi que le mode de répartition des charges de la copropriété.
La régularisation des charges peut être réalisée jusqu’à trois ans après l’année écoulée. Toutefois, il est recommandé de s’en tenir à un rythme annuel afin de ne pas mettre le locataire en difficulté en termes de paiement. La régularisation peut également avoir lieu dans les mois qui suivent le départ du locataire. Une somme est généralement retenue sur le dépôt de garantie (à hauteur de 20% du montant) dans ce but.