Les charges locatives représentent un coût important pour le propriétaire bailleur. Toutefois, certaines sont récupérables auprès du locataire.
Lorsqu’il a acquis un logement, le propriétaire doit régulièrement régler des dépenses de différentes natures : l’entretien du logement, les réparations, la quote-part pour les parties communes (dans le cas d’une copropriété) ainsi que les taxes locatives. Toutefois, un grand nombre de ces charges peuvent être remboursées par le locataire.
Quelles charges locatives sont récupérables ?
Le propriétaire bailleur emploie le terme de charges récupérables pour les charges locatives qui peuvent lui être remboursées par le locataire. Celles-ci sont précisées dans l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, qui les classent en trois catégories :
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- les charges liées aux “services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée” ;
- les “dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun de la chose louée” ;
- les “impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement”.
La première catégorie comprend les dépenses liées aux parties privatives du logement, qui concernent principalement les systèmes individuels de chauffage, d’arrivée d’eau et de production d’eau chaude.
La deuxième englobe l’entretien et les réparations dans les parties communes, comprenant les frais d’usage de l’eau et de l’électricité, l’entretien des parties communes intérieures et extérieures, l’entretien des équipements collectifs, notamment l’ascenseur, et les éventuels frais de réparation.
La troisième partie désigne la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage et la redevance assainissement.
Comment calculer le montant des charges locatives ?
Lorsqu’un bail est conclu avec le locataire, le contrat précise le montant des charges en plus de celui du loyer. Dans le cas de la location d’un logement nu (non meublé) avec un bail de trois ans, le locataire paie une provision sur charges, c’est-à-dire que la somme est encaissée par le propriétaire dans le but de régler les charges futures.
Pour un bail plus court (un an renouvelable, généralement appliqué aux logements meublés), le locataire règle un forfait charges. Si cela représente peu de différences à première vue, le forfait et la provision ne sont pas soumis aux mêmes règles lorsque la somme doit être augmentée.
La régularisation annuelle des charges
Lorsque les charges sont réglées en provisions, le propriétaire applique chaque année la régularisation des charges. Lorsqu’il reçoit le décompte annuel des charges (généralement expédié par le syndic de copropriété), il calcule l’ensemble des dépenses de l’année et compare le résultat à la somme des provisions réglées par le locataire.
Si la différence est en faveur du locataire, le propriétaire lui demandera de la régler. Si au contraire le propriétaire constate un trop-perçu, il devra le rembourser au locataire. Le propriétaire établit également un calcul provisionnel pour définir le nouveau montant des provisions à régler par le locataire. Toute augmentation devra être clairement justifiée.
Lorsqu’il procède à la régularisation des charges, le propriétaire doit avertir le locataire au moins un mois à l’avance en lui faisant suivre un document qui détaille les dépenses de l’année par catégories. Le document rappelle en outre le mode de répartition des charges au sein de la copropriété et la quote-part du lot.
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Le principe de la régularisation des charges doit faire l’objet d’une clause dans le contrat de location. Si celle-ci n’y figure pas, le locataire peut contester la régularisation et conserver le même montant de charges jusqu’à l’issue du bail.
Une régularisation des charges peut avoir lieu dans les mois qui suivent le départ du locataire. Dans ce cas, le propriétaire peut retenir 20% du dépôt de garantie. Selon ce qui a été convenu avec le locataire, il conservera la somme du moins-perçu et rendra le reliquat des 20% au locataire.
La loi autorise la régularisation des charges jusqu’à trois ans après l’année concernée. Mais il convient de ne pas abuser de ce délai afin de ne pas cumuler des sommes importantes que le locataire ne serait plus en mesure de payer. Celui-ci pourra demander une justification pour retard excessif.
L’IRL appliqué au forfait charges
Lorsque les charges sont payées par le locataire sous forme de forfait, dans le cas d’une location meublée avec un bail d’un an, les charges en question ne peuvent pas faire l’objet d’une régularisation. Pour procéder à une augmentation, le propriétaire utilisera l’IRL, indice de référence des loyers, le pourcentage fourni par l’INSEE et utilisé pour l’augmentation des loyers.
En s’appuyant sur le trimestre de référence, le calcul prend en compte le montant des charges courant, l’indice correspondant à la dernière augmentation et l’indice le plus récent. L’application d’une règle de trois donnera le nouveau montant du forfait charges. La description de ce calcul doit également faire l’objet d’une clause dans le contrat de location.