Les avancées de la technologie viennent au secours de la gestion locative. Elles permettent aujourd’hui de conclure en ligne un contrat de location. Tout savoir sur le bail numérique.
Fini les enveloppes contenant pléthores de documents que l’on conserve dans les placards, les commodes et les armoires. Fini les documents papier que l’on doit éplucher pour rechercher une clause à l’occasion d’un litige. L’informatique, les nouvelles technologies, le numérique, le digital (donnons lui le nom que l’on veut…) proposent désormais des outils fiables pour traiter la gestion locative et créer notamment des contrats de location numérique.
Vous avez dit bail numérique ?
Le terme de bail numérique s’emploie pour un contrat de location conclu de manière dématérialisée. Comme pour n’importe quel contrat, le bail numérique reprend les engagements des parties, en l’occurrence le bailleur et le locataire. Il est signé électroniquement par les deux parties, ce qui assure sa validité au regard de la loi.
Le bail numérique simplifie les procédures. La création du document est plus rapide et plus intuitive. Le contrat est conçu à partir de modèles légaux et reprend les termes d’usage. Le locataire et le bailleur apportent leur signature à distance, chacun chez soi. Il n’est plus nécessaire de se trouver au même endroit au même moment pour conclure un contrat. La signature électronique est une technique parfaitement au point. Elle est reconnue sur le plan juridique et porte la même valeur que la signature manuscrite.
Le contrat de location dématérialisé est un document parfaitement sécurisé. Il assure la protection des données pour chacune des parties et conserve son authenticité ad vitam æternam. Le document est stocké sur un serveur sécurisé. Il est accessible à tout moment aux personnes identifiées où qu’elles soient. Plus besoin de chercher le contrat dans une pile de dossiers.
Comment créer un bail numérique ?
De nombreuses plateformes sur internet proposent de créer un contrat de location numérique. Elles proposent de créer un document à partir de données saisies par le bailleur :
- Les coordonnées du propriétaire,
- Les coordonnées du locataire,
- Les caractéristiques du logement (adresse postale, identifiant fiscal, surface habitable, nombre de pièces, niveau de performance énergétique, dépenses énergétiques annuelles, etc.)
- Les équipements : Balcon, terrasse, grenier, raccordement TV et internet, chauffage individuel ou collectif, eau chaude individuelle ou collective, équipements (cuisine équipée, climatisation, douche, etc.), parties privatives (cave, parking, garage, jardin…), parties communes (ascenseur, gardiennage, local vélo…)
- Les conditions financières : montant du loyer, montant des charges, montant du dépôt de garantie, logement situé en zone tendue, encadrement des loyers, supplément de loyer, etc.
- La date de prise d’effet du bail et sa durée.
Il s’agit généralement d’un service peu coûteux et simple d’utilisation. Il propose en outre l’envoi du document aux deux parties afin qu’elles apposent leur signature électronique. La plateforme propose également d’ajouter les documents annexes notamment l’état des lieux d’entrée, les diagnostics immobiliers, la notice d’information, le règlement de copropriété, etc.
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La plateforme propose en outre de stocker le bail électronique afin qu’il soit accessible aux parties concernées durant toute la durée du bail, voire après.
Pour rappel, le bail numérique n’est pas un simple document PDF destiné à être imprimé et signé, mais un fichier électronique contenant toutes les informations à consulter sur un outil informatique (ordinateur, tablette, smartphone…).
Quelle valeur du bail numérique sur le plan juridique ?
La loi ELAN de 2018 reconnaît la validité du bail numérique dans son article 61. Par ailleurs, la législation française a validé le principe des signatures électroniques, une fois que cette technologie a démontré sa fiabilité, sa robustesse et ses garanties de sécurité.
L’usager doit s’assurer que la plateforme sur laquelle il crée son document est bien conforme à la réglementation française. La signature électronique est validée par un certificat eIDAS qui n’est délivré qu’aux prestataires de confiance. Une liste de ces prestataires est présente sur le site de l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information.
Pourquoi choisir le bail numérique ?
Le choix du bail numérique va dans le sens de l’histoire. Le papier est de moins en moins utilisé dans les opérations contractuelles. Le document est susceptible de disparaître dans un incendie ou une inondation. La solution dématérialisée est désormais une technologie mature, simple d’utilisation et sécurisée. Le document sera toujours accessible, même si le serveur venait à être détruit, car une copie conforme est toujours stockée sur un autre serveur.
La création d’un bail numérique sur une plateforme permet à l’usager d’éviter les erreurs ou d’oublier quelques clauses indispensables. Il a la garantie que son document est conforme aux lois ALUR et ÉLAN qui régissent le domaine de la location immobilière.
Le bail numérique avec signatures électroniques permet une gestion locative simplifiée. Elle fait gagner beaucoup de temps en plus d’être hautement sécurisée.