La mise en location d’un logement nécessite de nombreux documents en plus du contrat de location : diagnostics, états des lieux, notices d’information… Attention à ne rien oublier.
Afin de sécuriser les relations entre locataires et bailleurs, un certain nombre de documents est obligatoire dans le cadre d’une location de logement.
Le contrat de location (ou bail)
Le bail, ou contrat de location, est le document de base d’une location immobilière. Il définit les droits et les devoirs de chaque partie, bailleur et locataire. Il doit être rédigé en autant d’exemplaires qu’il y a de parties. Il s’agit d’un acte rédigé sous seing privé, c’est à dire qu’il est signé sans la présence d’un notaire. Rien n’empêche toutefois de faire appel à un officier public pour rédiger le contrat de location.
Le contenu du bail doit répondre à des obligations définies dans le décret n° 2015-587 du 29 mai 2015. Ces obligations évoluent dans le temps. Pour un bail signé après le 29 juillet 2023, doivent figurer :
- les coordonnées du propriétaire (nom, prénom et adresse) ;
- les coordonnées du (ou des) locataire(s) (noms, prénoms) ;
- la raison sociale et l’adresse du gestionnaire le cas échéant ;
- la date de prise d’effet du bail ;
- la durée du bail ;
- le type de bail (bail d’habitation ou bail mixte) ;
- le montant du loyer (et les modalités de paiement) ;
- le montant des charges (et les modalités de paiement) ;
- le montant du dépôt de garantie (avec modalités de versement et de restitution) ;
- l’estimation du montant des dépenses en chauffage ;
- les règles de révision du loyer ;
- les règles de régularisation des charges ;
- les informations sur le logement : adresse, type de logement, surface habitable, nombre de pièces, maison ou appartement, équipement privatif, équipement commun… ;
- le montant du dernier loyer payé par le dernier locataire (si celui-ci a quitté le logement dans les dix-huit derniers mois) ;
- les travaux effectués depuis le départ du dernier locataire (préciser la nature des travaux et le coût) ;
- le montant du loyer de référence (si le logement se trouve dans une commune qui applique l’encadrement des loyers) ;
- le montant de l’éventuel complément de loyer et sa justification ;
- le montant des frais d’agence immobilière (le cas échéant) ;
- la clause résolutoire, qui autorise le bailleur à résilier le contrat de location en cas de manquements répétés des obligations du locataire (impayés, troubles, dégradations…) ;
D’autres clauses peuvent être mentionnées dans le bail, mais elles doivent rester dans le cadre de la loi. Il est recommandé de demander conseil à un avocat spécialisé dans le droit immobilier.
Les documents annexes au contrat de location
En plus du contrat de location, le propriétaire bailleur est tenu de fournir au locataire plusieurs documents : le DDT, dossier de diagnostics techniques, l’état des lieux d’entrée, la notice d’information, et quelques autres documents en fonction du contexte.
Le dossier de diagnostics techniques
Lorsqu’il est mis en location, le logement doit faire l’objet d’un certain nombre de diagnostics obligatoires :
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- le DPE, diagnostic de performance énergétique ;
- le CREP, constat de risque d’exposition au plomb (si le logement a été construit avant 1948) ;
- l’état d’amiante (si le logement a été construit avant juillet 1997) ;
- l’état de l’installation intérieure de l’électricité (si l’installation date de plus de quinze ans) ;
- l’état de l’installation intérieure du gaz (si l’installation date de plus de quinze ans) ;
- l’état des risques naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon… (si le logement est situé dans une zone à risques) ;
- le diagnostic bruit (si le logement se trouve à proximité d’un aéroport).
L’état des lieux d’entrée
Le jour de la remise des clés, le propriétaire bailleur et le locataire procèdent ensemble à l’état des lieux d’entrée et notent sur le document correspondant l’état de chaque élément du logement ainsi que les compteurs. Un exemplaire daté et signé est remis à chaque partie.
La notice d’information
La notice d’information est un document qui précise quelques éléments juridiques à propos de
- l’établissement du bail (forme, contenu…) ;
- les droits et obligations de chaque partie ;
- la fin du bail ;
- le départ du conjoint victime de violences ;
- le règlement des litiges locatifs ;
- les contacts utiles.
Les autres documents annexes
- la notice sur les équipements de télévision et accès à internet (TNT, fibre, etc.) ;
- un extrait du règlement de la copropriété (portant sur la destination de l’immeuble, la jouissance des parties communes et la quote-part des charges pour le logement) ;
- une copie de la grille de vétusté adoptée par le locataire et le propriétaire (le cas échéant) ;
- la copie de la convention ANAH (le cas échéant) ;
- l’autorisation de mise en location dans le cas où le logement se trouve dans une zone indigne.
Le locataire quant à lui doit ajouter au contrat de location un document obligatoire : son attestation d’assurance contre les risques locatifs.