Les charges locatives représentent un coût important tant pour le locataire que pour le bailleur d’un logement. C’est pourquoi la communication et la transparence des informations sont primordiales pour éviter tout conflit.
Dans une location non meublée avec un bail de trois ans, le locataire paie chaque mois une somme fixe sous forme de provision et doit en outre régler chaque année le montant de la régularisation annuelle des charges (sauf si celui-ci est en sa faveur, auquel cas c’est le propriétaire qui le rembourse). Dans le cas d’une location meublée avec un bail d’un an, on a le choix, provision soumis à régularisation ou montant forfaitaire non soumis à une régularisation des charges.
Quelles sont les mentions qui doivent figurer sur le bail au niveau des charges ?
Le contrat de location, ou bail, signé par le locataire et le propriétaire donne de manière exhaustive la liste des droits et des obligations de chacune des deux parties. Celles en termes de charges locatives en font partie et obligation est faite au propriétaire de les mentionner.
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Tout comme pour le loyer, le bail précisera :
- le montant initial des charges,
- les modalités de paiement (date, périodicité, moyen),
- les modalités de régularisation des charges,
- une estimation des dépenses de chauffage (en précisant l’année de référence du prix utilisé pour le calcul).
Le contrat de location doit contenir une clause résolutoire qui permet au propriétaire de résilier le bail dès lors que le locataire ne paie plus son loyer et/ou ses charges.
Le DPE, diagnostic de performance énergétique, inclus dans le dossier de diagnostics techniques et annexé au contrat de location, informe également le locataire sur la consommation d’énergie du logement.
Quelles sont les charges que l’on peut récupérer auprès du locataire ?
Les charges relatives à un logement sont payées par le propriétaire, mais celui-ci peut en récupérer une partie auprès du locataire. On parle dès lors, du point de vue du propriétaire, de charges récupérables.
La plupart de ces charges concernent les dépenses d’eau et de chauffage, qu’il s’agisse d’une location individuelle (maison) ou collective (appartement). Lorsque le logement est en copropriété, les dépenses concernent en grande partie les biens communs et les coûts de fonctionnement. La plupart sont récupérables auprès du locataire, notamment l’arrivée d’eau, la production d’eau chaude et le chauffage collectif.
Cela concerne également l’eau utilisée pour l’entretien courant des parties communes (nettoyage du bâtiment, entretien des espaces extérieurs, station d’épuration le cas échéant…). Le coût des produits nécessaires au traitement de l’eau font également partie des charges récupérables.
Parmi les charges collectives figurent également l’électricité et autres énergies utilisées dans les parties communes, l’exploitation des compteurs (qu’ils soient individuels ou collectifs), les réparations diverses et l’entretien des équipements collectifs.
Toutes les dépenses liées à l’entretien des parties communes intérieures sont à récupérer auprès du locataire : l’électricité, la mise en propreté des couloirs, des escaliers, de l’ascenseur, des tapis, du vide-ordure, la fourniture de produits et d’équipements d’entretien (aspirateurs, balais…), la réparation de ces équipements, ainsi que les frais de personnel chargé de l’entretien.
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L’entretien de l’ascenseur, si la copropriété en est munie, entre également parmi les dépenses que le propriétaire peut récupérer auprès de son locataire. Ces charges comprennent l’électricité utilisée par l’appareil, son entretien, les visites techniques périodiques, l’examen semestriel obligatoire des câbles, la tenue du dossier d’entretien, les éventuelles réparations, etc.). En revanche, le contrôle technique effectué tous les cinq ans ne peut pas être récupéré auprès du locataire.
Le coût de l’entretien des espaces extérieurs est également récupérable : l’entretien des espaces verts et des parterres, des aires de stationnement, des voies de circulation, des jeux pour enfants, etc.
Le salaire versé aux employés d’immeuble, aux gardiens et aux concierges font partie des charges récupérables. Si l’employé ne réside pas dans l’immeuble, la totalité du salaire est à récupérer ainsi que les charges sociales et fiscales correspondantes. Si le gardien ou le concierge occupe dans l’immeuble un logement de fonction, seule une partie du salaire et des charges est récupérable : 75 % si la personne assure le nettoyage des parties communes et la sortie des poubelles et 40% si la personne ne prend en charge que l’une ou l’autre de ces tâches.
Toute autre dépense liée à la rémunération du personnel de l’immeuble ne peut être récupéré : les avantages en nature, l’intéressement, la participation, les primes, les indemnités de licenciement, la cotisation patronale à une mutuelle, la cotisation à la médecine du travail, les frais du comité d’entreprise, la participation de l’employeur à l’effort de construction, etc.
Enfin, certaines taxes et redevances peuvent également être récupérées, comme la redevance d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage ou la redevance assainissement.
De quelles informations doit disposer le locataire ?
Le locataire doit être informé de l’ensemble des charges qu’il doit régler. Chaque montant demandé doit être justifié. A l’issue d’une régularisation des charges, le propriétaire est tenu de garder les justificatifs à disposition du locataire pendant au moins six mois.