La récupération des charges locatives est un enjeu important pour le propriétaire. Une négligence peut à terme représenter une lourde dépense. Il convient de l’éviter.
Les dépenses inhérentes à la gestion et l’entretien d’un logement locatif sont à la charge du propriétaire. Celui-ci peut toutefois demander au locataire de lui en rembourser une partie, puisque ces dépenses maintiennent avant tout le confort de l’occupant.
Principe des charges locatives
Au loyer que règle le locataire chaque mois (dans la plupart des cas) s’ajoute une somme qui correspond aux charges locatives. Celles-ci portent le nom de charges récupérables du point de vue du propriétaire car il s’agit de sommes qu’il peut tout simplement récupérer auprès de son locataire.
Cette somme peut prendre deux formes :
- une provision sur charges (pour une location non meublée avec bail de trois ans) ;
- un forfait charges (pour une location meublée avec bail d’un an).
Dans les deux cas, le locataire paye une même somme à chaque échéance. Celle-ci doit être précisée dans le contrat de location initial tout comme la formule utilisée (provision ou forfait). Les règles de régularisation et/ou d’augmentation annuelle sont également décrites dans le bail.
S’il s’agit d’une provision, le bailleur procède une fois par an à une régularisation des charges, ce qui lui permet de récupérer un éventuel moins perçu si le montant réel de ses charges devait être supérieur à celui des provisions perçues du locataire. Dans le cas inverse, il procède à un remboursement du locataire.
Dans le cas où les charges font l’objet d’un forfait, il n’y a pas de régularisation annuelle. Le bailleur peut en revanche procéder à une augmentation en appliquant l’indice utilisé pour les loyers, c’est-à-dire l’IRL fourni par l’INSEE.
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Quelles sont les charges récupérables ?
Toutes les dépenses supportées par le propriétaire ne peuvent pas être récupérées auprès du locataire. Chaque somme doit être justifiée. La liste des charges récupérables est fixée par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Elles comprennent :
- les dépenses relatives aux parties privatives du logement ;
- les frais d’entretien et de réparation des parties communes ;
- les taxes locatives.
Les dépenses relatives aux parties privatives du logement sont celles qui concernent le chauffage, l’eau, la production d’eau chaude, etc.
Les frais d’entretien et de réparation des parties communes sont les frais d’électricité et d’eau, l’entretien de l’ascenseur et des équipements collectifs, etc. ainsi que l’entretien des parties communes (nettoyage, petites réparations, etc.).
Les taxes locatives sont la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage, la redevance assainissement, etc.
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Comment procéder à la régularisation des charges ?
La régularisation des charges est une opération à réaliser une fois par an, après la réception du décompte annuel des charges fourni par le syndic de copropriété. Le principe est de calculer le montant réel des charges supportées dans l’année et de les comparer au total des provisions reçues dans le même temps du locataire.
Avant de procéder à cette régularisation, le propriétaire doit en alerter le locataire, dans un délai d’un mois minimum, et lui faire parvenir un récapitulatif des dépenses de l’année. Celles-ci sont présentées sous forme détaillée et classées par catégories. Le locataire est également informé du mode de répartition des charges dans la copropriété.
Lorsqu’il a effectué la régularisation des charges, le bailleur peut se retrouver devant deux cas :
- le montant réel des dépenses est supérieur aux provisions reçues : dans ce cas, le bailleur peut réclamer le montant du moins-perçu auprès du locataire ;
- le montant réel des dépenses est inférieur aux provisions reçues : dans ce cas, le bailleur doit rembourser le locataire du montant du trop-perçu.
Le bailleur peut procéder à la régularisation des charges jusqu’à trois ans après l’année écoulée. Il ne doit toutefois pas abuser de ce délai et présenter une somme trop importante au locataire le jour venu. Celui-ci pourra demander l’arbitrage du tribunal pour retard excessif et injustifié.
Le locataire lui-même dispose de trois ans pour rembourser l’éventuel moins-perçu au bailleur. La dette reste valable même s’il a quitté le logement.
Pour éviter les procédures trop complexes, le locataire et le bailleur peuvent convenir d’une somme retenue sur le dépôt de garantie (à hauteur de 20% maximum). Le bailleur en conservera une partie représentant le moins-perçu issu de la régularisation et reversera le reliquat au locataire.
Plus simple encore : les deux parties conviennent d’une somme remise au bailleur que celui-ci conservera quel que soit le résultat de la régularisation. Cette somme peut d’ailleurs être nulle si l’enjeu n’est pas très important. L’accord, quel qu’il soit, doit toutefois être formulé par écrit et signé par les deux parties.