Si la récupération des charges locatives auprès du locataire est une pratique courante, le propriétaire bailleur se doit de connaître ses droits et ses obligations afin d’éviter tout abus.
Il est souvent bien difficile pour le bailleur, lorsqu’il loue pour la première fois un logement, de déterminer le montant des charges qu’il peut récupérer auprès du locataire. En outre, il faut réfléchir sur le type de règlement, au réel ou sous forfait. Il existe une somme de réglementations dont il faut tenir compte.
Que sont les charges locatives ?
Lorsque le locataire paie son loyer au bailleur, une somme complémentaire s’ajoute que l’on nomme les charges. Il s’agit d’une somme destinée à rembourser le propriétaire des dépenses qu’il effectue pour l’entretien des parties communes, les frais de fonctionnement de la copropriété, les éventuelles réparations, etc.
C’est ici que l’on emploie le terme de charges récupérables pour le propriétaire, car celui-ci récupère auprès du locataire ce qu’il a initialement payé. Le locataire n’a toutefois pas vocation à rembourser l’ensemble des dépenses du propriétaire. Le décret n°87-712 du 26 août 1987 détermine précisément ce que le bailleur peut demander au locataire, excluant par conséquent tout ce qu’il ne peut demander.
Pour fixer le montant des charges locatives, le bailleur tient compte des dépenses de l’année écoulée ainsi que des budgets prévisionnels de la copropriété.
Sous quelle forme se paient les charges ?
Le montant des charges locatives que règle le locataire peut se présenter sous deux formes différentes : le réel et le forfait. La différence est peu perceptible à première vue, car le locataire, à chaque échéance, paie une somme fixe, laquelle subit une augmentation une fois l’an. Toutefois, le fonctionnement diffère entre le réel et le forfait.
Le réel est employé dans les logements non meublés et, de plus en plus, dans les meublés, sous baux reconductibles de trois ans ou d’un an. La somme payée par le locataire est une provision. Chaque année, le bailleur procède à une régularisation des charges qui lui permet d’ajuster les comptes, soit en réclamant un reliquat au locataire, soit en le remboursant en cas de trop-perçu.
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Le forfait est plutôt employé dans le cadre d’une location meublée pour les baux étudiants 9 mois ou les baux mobilités (de un à dix mois) ou encore pour les baux individuels type « chambre privative dans un logement divisé ». Le locataire paie alors un forfait charges. Dans ce cas, la régularisation n’est pas possible. Le bailleur ne peut augmenter le montant du forfait qu’en appliquant l’IRL, indice de référence du loyer, publié par l’INSEE.
Le bailleur choisit de plus en plus de convenir d’un paiement des charges en réel dans le cadre d’une location meublée un an (reconductible) ; en effet, les risques sont moins élevés dans ce cas, pour lui de se retrouver avec des factures d’énergie très élevées.
Et s’il s’agit d’une colocation dans un logement non meublé, le bailleur peut proposer un forfait charges pour les colocataires (plus simple à gérer).
Comment procéder à la régularisation des charges ?
La régularisation des charges est autorisée lorsque les charges payées par le locataire sont au réel. Le bailleur procède à un calcul où il compare le montant total qu’il a perçu du locataire à celui des charges qu’il a effectivement payé.
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Si une différence significative apparaît, et qu’elle est en faveur du locataire, le bailleur lui rembourse le trop perçu. Si au contraire la différence est en faveur du bailleur, ce dernier peut la réclamer au locataire.
La procédure répond à des règles très précises. Lorsqu’il a reçu le récapitulatif des charges de la copropriété, le bailleur en transmet une copie au locataire en précisant le détail de ce qui le concerne. Le document est adressé au minimum un mois avant la régularisation des charges par courrier recommandé avec accusé de réception. Le bailleur peut également choisir la remise en mains propres contre reçu ou utiliser les services d’un commissaire de justice. Le courrier électronique peut être utilisé si le locataire en a préalablement accepté le principe.
Une augmentation du montant des charges pourra être appliquée après la régularisation.
Qu’est-ce que l’indice de référence des loyers ?
Lorsque les charges sont réglées par forfait, notamment dans le cadre d’une location meublée, le bailleur ne peut procéder à une régularisation des charges. S’il souhaite augmenter le montant réglé par son locataire, il doit appliquer l’indice de référence des loyers. Cet IRL est un pourcentage transmis chaque trimestre par l’INSEE qui est principalement utilisé pour les augmentations du loyer.
Le bailleur doit obligatoirement utiliser l’indice du trimestre de référence, déterminé par la date de la signature du contrat de location. Il n’est pas possible d’utiliser l’indice d’un autre trimestre, même si le trimestre de référence est passé.
Quelque soit la méthode utilisée pour le paiement des charges (réel ou forfait), celle-ci doit être indiquée dans le contrat de location. Il sera dès lors précisé le détail du calcul de la régularisation des charges ou de l’application de l’indice de référence des loyers.