Vous ne pouvez pas être présent à l’état des lieux d’entrée ou de sortie ? Une procuration permet de mandater une personne qui vous représentera pour vérifier le logement, formuler des réserves et signer l’état des lieux à votre place. L’EDL doit toujours être contradictoire : bailleur et locataire (ou leurs représentants mandatés) doivent pouvoir constater ensemble l’état du logement.
Quand l’utiliser : empêchement (déplacement, hospitalisation, obligations professionnelles), éloignement géographique, volonté de déléguer à un professionnel.
Qui peut être mandataire : toute personne majeure de confiance (ami, proche, colocataire restant), ou un professionnel (agent immobilier, gestionnaire, huissier/commissaire de justice).
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Mentions indispensables : identités complètes, adresse du logement, date/heure, type d’EDL (entrée ou sortie), pouvoirs précis (constater, émettre des réserves, signer), limitation au rendez-vous, date et signature du mandant.
Pièces à présenter le jour J : procuration signée (original ou PDF signé), pièce d’identité du mandataire, copie éventuelle de la pièce d’identité du mandant, convocation et justificatifs utiles (relevés, photos, clés listées).
Qu’est-ce qu’une procuration pour état des lieux ?
La procuration est un mandat ponctuel par lequel vous autorisez un tiers à agir en votre nom pour l’état des lieux. Elle donne des pouvoirs précis : constater, photographier, émettre des réserves, signer l’EDL et ses annexes.
Un EDL n’a valeur probante que s’il est contradictoire : les deux parties ou leurs représentants doivent être présents ou représentés et signer le document.
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Quand recourir à une procuration ?
Elle est utile en cas :
- d’absence imprévue (problème de santé, déplacement urgent),
- d’éloignement géographique,
- d’indisponibilité professionnelle,
- ou de volonté de déléguer à un professionnel (agent immobilier, commissaire de justice).
À l’entrée, elle évite que le logement soit présumé remis en bon état en votre absence.
À la sortie, elle conditionne la possibilité de formuler des réserves et de contester les retenues sur dépôt.
Qui peut être mandataire ?
Le mandataire doit être :
- majeur et capable juridiquement,
- de confiance et disponible,
- capable d’observer précisément l’état du logement.
En contexte sensible, préférer un professionnel : agent immobilier (mandat de gestion), ou commissaire de justice pour un EDL officiel.
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Mentions obligatoires & pièces à joindre
Une procuration valable doit comporter :
- identité complète mandant / mandataire (nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse),
- adresse précise du logement,
- date et heure du rendez-vous,
- type d’EDL (entrée ou sortie),
- pouvoirs détaillés : « constater l’état du logement, relever les compteurs, émettre des réserves, signer l’état des lieux et ses annexes »,
- durée limitée au rendez-vous concerné,
- lieu, date et signature,
- documents complémentaires : copie du bail, précédent EDL, attestations d’entretien.
À présenter le jour J : procuration signée + pièce d’identité du mandataire + justificatifs utiles.
Modèles prêts à l’emploi (Word/PDF)
Modèle : Bailleur → Mandataire
Objet : Procuration pour état des lieux [d’entrée/de sortie] Je soussigné(e) [Nom Prénom], né(e) le [date] à [lieu], demeurant [adresse], propriétaire du logement sis [adresse complète], donne pouvoir à : [Nom Prénom du mandataire], né(e) le [date] à [lieu], demeurant [adresse], de me représenter le [date] à [heure] pour l’état des lieux [d’entrée/de sortie]. Pouvoirs : constater l’état des locaux, relever les compteurs, émettre des réserves, signer l’état des lieux et ses annexes. Validité : mandat limité à ce rendez-vous. Fait à [ville], le [date] Signature précédée de « Bon pour pouvoir ».
Modèle : Locataire → Mandataire
Objet : Procuration pour état des lieux [d’entrée/de sortie] Je soussigné(e) [Nom Prénom], né(e) le [date] à [lieu], demeurant [adresse], locataire du logement sis [adresse complète], donne pouvoir à : [Nom Prénom du mandataire], né(e) le [date] à [lieu], demeurant [adresse], de me représenter le [date] à [heure] pour l’état des lieux [d’entrée/de sortie]. Pouvoirs : vérifier les locaux, formuler des réserves, signer l’état des lieux et ses annexes (ou refuser la signature si document incomplet). Validité : mandat limité à ce rendez-vous. Fait à [ville], le [date] Signature précédée de « Bon pour pouvoir ».
Variantes utiles
- Colocation : mandat individuel pour chaque colocataire ou mandat collectif signé par tous.
- SCI / indivision : préciser la personne habilitée (gérant, mandataire commun).
- Agence / gestionnaire : mentionner le numéro de mandat et la carte professionnelle.
Procédure pas à pas
Avant le rendez-vous
- rédiger et signer la procuration,
- envoyer copie au mandataire et à l’autre partie,
- préparer les documents utiles (bail, ancien EDL, relevés, clés),
- définir précisément les pouvoirs confiés.
Le jour J
- présentation de la procuration et de la pièce d’identité,
- photos horodatées, relevés de compteurs, tests d’équipements,
- formulation de réserves claires,
- signature de l’EDL et vérification de la reprise des réserves.
Après
- réception du document final et des annexes (PDF),
- archivage : procuration + EDL + photos,
- conservation minimum : 3 à 5 ans.
Valeur probante : signature électronique & EDL photo
L’EDL numérique (photos intégrées, horodatage, signature électronique) renforce la preuve et limite les contestations.
Cas particuliers & pièges
Colocation
Un mandat par colocataire, sauf mandat collectif écrit.
SCI / indivision
Vérifier la personne juridiquement habilitée à signer.
Refus de signature / absence
Faire constater l’échec puis faire intervenir un commissaire de justice pour un EDL contradictoire.
Mineur / majeur protégé
Mandat via représentant légal (parent, tuteur, curateur).
Mandat trop vague
Risque de contestation : décrire précisément l’objet et les pouvoirs.
État des lieux par commissaire de justice
En cas d’absence ou de désaccord : convocation officielle, tarif réglementé, valeur probante élevée.
Entrée vs sortie : points d’attention
À l’entrée : précision maximale (relevés compteurs, tests, photos).
À la sortie : comparaison poste par poste, vétusté vs dégradations, preuves (devis, factures, photos).
Sans procuration ni EDL : risques
Sans EDL d’entrée → logement présumé remis en bon état.
Sans EDL de sortie → logement présumé restitué en bon état.
En cas d’empêchement, reporter ou passer par un commissaire de justice.
FAQ
La procuration est-elle obligatoire ?
Non, mais indispensable si vous êtes absent pour maintenir le caractère contradictoire de l’EDL.
Puis-je mandater n’importe qui ?
Oui, toute personne majeure et capable, ou un professionnel.
La signature électronique est-elle valable ?
Oui, si elle identifie le signataire et horodate l’acte.
En colocation, un seul mandat suffit-il ?
Non, sauf mandat collectif signé par tous.
Que faire en cas de refus du mandataire par l’autre partie ?
Proposer un professionnel neutre ou saisir un commissaire de justice.
Comment contester un EDL signé par mandataire ?
Agir rapidement : réserves écrites, photos, médiation ou juge si nécessaire.
Combien de temps conserver la procuration ?
3 à 5 ans après la fin du bail.