Il est légitime que le propriétaire bailleur demande un certain nombre de justificatifs au candidat locataire. La loi ne l’autorise toutefois à demander qu’un certain type de documents.
Le flux de candidats à la location d’un logement est tel que certains propriétaires bailleurs en sont venus aujourd’hui à demander d’ajouter au dossier de candidature… une lettre de motivation ! Si la pratique est courante dans le monde professionnel, elle est tout bonnement illégale dans celui de la location immobilière. La lettre de motivation est en effet discriminatoire. La qualité d’écriture et de rédaction ne peuvent constituer un critère de sélection pour un logement.
Quels sont les justificatifs à demander au candidat locataire ?
La liste des justificatifs que le propriétaire bailleur peut demander au candidat locataire est définie dans un décret publié en 2015. Toute demande d’un autre document entraîne le propriétaire bailleur dans l’illégalité et l’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 3.000 €.
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Seulement quatre catégories de justificatifs autorisés sont définis par la loi :
- les justificatifs d’identité ;
- les justificatifs de domicile ;
- les justificatifs de situation professionnelle ;
- les justificatifs de revenus.
Les candidats locataires peuvent fournir une copie des documents demandés, mais le propriétaire peut demander à ce qu’on leur présente l’original. La pièce doit être autant que possible rédigée (ou traduite) en Français et les sommes exprimées (ou converties) en euros.
Le propriétaire bailleur ne peut demander qu’un seul justificatif d’identité : carte d’identité, passeport, permis de conduire, titre de séjour, carte de résident, carte de ressortissant de l’UE. La pièce peut être française ou étrangère et doit contenir une photographie…
Le propriétaire bailleur ne peut demander qu’un seul justificatif de domicile : quittances de loyer (les trois dernières du précédent logement), attestation du précédent bailleur ou de la personne hébergeant le candidat, dernier avis de taxe foncière…
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Le propriétaire bailleur est autorisé à demander plusieurs justificatifs de situation professionnelle : contrat de travail, convention de stage, attestation de l’employeur, carte professionnelle pour les professions libérales, certificat d’identification de l’Insee pour les travailleurs indépendants, extrait Kbis, carte d’étudiant, certificat de scolarité…
Le propriétaire bailleur est autorisé à demander plusieurs justificatifs de revenus : bulletins de salaire (les trois derniers), justificatifs de versement d’indemnités (chômage, retraite, stage, prestations sociales…) ou d’allocations dans les trois derniers mois, attestations CAF ou MSA, bilans comptables (les deux derniers) pour les entrepreneurs, attestations de ressources, justificatifs d’ouverture de droits, avis d’attribution de bourse étudiante, justificatifs de revenus fonciers et de rentes, avis d’imposition, etc.
Comment vérifier la validité des documents ?
Face à la recrudescence de faux justificatifs dans les dossiers de location, le propriétaire a la possibilité de détecter les documents non valides. En premier lieu, tous les documents doivent être lisibles. En outre, les justificatifs doivent comporter les mêmes noms et prénoms. Les photos d’identité doivent être celles du candidat locataire. Enfin, il n’est pas inutile de vérifier la cohérence des documents entre eux.
L’avis d’imposition peut être aisément vérifié sur le service de vérification des avis proposé par le site des impôts. A partir du numéro fiscal et la référence de l’avis, l’application indiquera si l’avis d’imposition est un vrai ou non.
Sur les bulletins de paie, il est possible de vérifier l’existence de l’employeur sur les sites www.infogreffe.fr ou www.pappers.fr. Il n’est pas interdit en outre d’appeler directement l’employeur pour vérifier que le candidat locataire est bien salarié.
Il faut également vérifier la cohérence des chiffres présents sur le bulletin de paie. Le numéro de sécurité sociale, obligatoirement présent sur un bulletin de salaire, permet aussi de vérifier si la date de naissance est cohérente avec celle des pièces d’identité.
Pour s’assurer de la validité des documents, le propriétaire bailleur peut demander au locataire de constituer son dossier de location en ligne avec l’application Dossier Facile. Celle-ci, entièrement gratuite, demande à l’utilisateur d’entrer toutes les pièces nécessaires (et légales).
Les pièces entrées sont vérifiées par les opérateurs. Lorsque le dossier est validé, le locataire peut envoyer le lien par mail au propriétaire. Cela représente une sécurité pour celui-ci, qui s’assure que tous les justificatifs sont valides. Il ne prend en outre pas le risque de demander un document interdit.
La non-utilisation de l’application Dossier Facile ne peut toutefois pas constituer un motif de refus de la part du propriétaire.
Quels sont les justificatifs à demander au garant du locataire ?
Si un garant assure la caution du locataire, le propriétaire bailleur peut exiger de lui les mêmes documents d’identité, de domicile, de situation professionnelle et de revenus. Pour le justificatif de domicile, le garant peut également présenter une facture d’eau, de gaz ou d’électricité ou une attestation d’assurance logement.
Si le garant est un organisme, un Kbis de la société doit être produit mentionnant l’adresse de l’entreprise et le nom du responsable, celui-ci devant en outre présenter sa propre pièce d’identité.
Toute demande d’un autre document que ceux cités dans le décret du 5 novembre 2015 sera considérée comme illégale, notamment les relevés bancaires, le casier judiciaire, les contrats de mariage ou pacs et tout ce qui relève de la santé. Sans oublier bien entendu les lettres de motivation.