La signature électronique des baux de location est désormais possible. C’est incontestablement une avancée pour les bailleurs à qui cette possibilité fait gagner du temps. Comment fonctionne ce processus de signature électronique ? Peut-on l’étendre aux garants ?
Signature électronique : Quelle est la fiabilité de la signature électronique des baux de location ?
C’est la loi du 13 mars 2000 qui a donné une valeur identique à une signature électronique et à une signature manuscrite. Cette possibilité existe donc depuis près de 20 ans… Mais la mise en place s’est faite très progressivement et, aujourd’hui encore, des organismes et des sociétés adoptent la signature électronique. C’est, par exemple, le cas de Gererseul.com qui vous offre désormais la possibilité d’appliquer directement une signature électronique à vos baux de location.
Il s’agit d’un réel progrès, compte tenu de la lourdeur du dossier de bail depuis le vote de la loi ALUR. De fait, le contrat est aujourd’hui agrémenté d’un nombre tellement important d’annexes (dont les informations obligatoires à fournir au locataire) que le bail peut comporter parfois 25 pages…
Signature de bail par internet : Comment fonctionne le processus de signature électronique ?
Si, faire visiter au locataire le logement qui va constituer sa résidence principale est évidemment indispensable, la rencontre spécifiquement dédiée à la signature du bail n’a pas forcément lieu d’être. Si le locataire accepte la location, vous pouvez donc préparer le bail. Le démarrage de cette opération est toujours le même : après avoir contrôlé la véracité des informations fournies par le locataire (voyez notre fiche Vérifiez le dossier de mes locataires potentiels : vrais ou faux documents ?), vous devez vérifier l’exactitude des informations inscrites dans le bail (bonne adresse, nom correct, etc.). Vous pouvez alors envoyer, sur l’e-mail de votre locataire, le bail à relire et à signer électroniquement. Le bail peut être signé électroniquement par plusieurs personnes : les colocations peuvent donc profiter de ce process simplifié.
La signature électronique consiste à entrer un code transmis, par SMS (sur téléphone mobile), par une société spécialisée qui vérifie ainsi l’identité du signataire. Il suffit ensuite, simplement, d’écrire une mention avec son nom et de cliquer sur le bouton « signer ».
L’opération ne nécessite que quelques minutes. Le document signé est ensuite « verrouillé » informatiquement, rendant impossible toute modification, puis est stocké pendant plusieurs années (10 ans souvent) sur un serveur sécurisé comprenant, en plus de ce document, certaines informations comme les noms et prénoms des signataires, avec leurs adresses e-mail et IP, ainsi que la date et l’heure de signature du bail.
La caution ou le garant peuvent-ils également utiliser une signature électronique ?
Ce n’était pas le cas auparavant, l’ordonnance du 15 septembre 2021, la signature électronique a fait son entrée dans le domaine du cautionnement. Celle-ci sera autorisée à partir du 1 er janvier 2022, comme indique dans notre actualité : La signature électronique enfin autorisée pour les actes de cautionnement !
Quels sont les avantages de la signature électronique pour un bail de location ?
Gain de temps et d’argent
En permettant la dématérialisation complète du contrat de bail, la signature électronique permet de s’affranchir de RDV superflus, entraînant une perte de temps considérable… mais aussi une perte financière. De fait, les envois postaux ou les déplacements pour les RDV ont un coût.
Attitude écologiquement responsable
Si la signature électronique présente des avantages pratiques pour le bailleur et le locataire, la dimension environnementale est également importante. En n’imprimant pas le bail, ce dernier comptant souvent des dizaines de pages, vous faites un geste pour la planète…