Gérer un logement est souvent passionnant, mais il peut arriver que certaines tâches deviennent redondantes et ennuyeuses. Et si on les automatisait ?
Choisir de gérer seul sa gestion locative confronte le propriétaire à de nombreuses tâches : entretien du logement, recherche de propriétaires, rédaction du contrat de location, encaissement des loyers, etc. Ces tâches sont diverses et bien souvent intéressantes, mais elles peuvent devenir chronophages sur la durée. Le propriétaire se met alors à la recherche de solutions pour automatiser certaines tâches sans perdre de leur efficacité.
Choisir un bon logiciel de gestion locative
Qui dit automatisation des tâches pense nécessairement informatique. De nombreux logiciels de gestion locative ont été développés à l’attention des propriétaires qui souhaitent gérer seul la location de leurs logements.
Un bon logiciel de gestion locative est en mesure de faciliter la vie du propriétaire sur de nombreux points :
- gestion de l’ensemble des biens immobiliers,
- rédaction des contrats de location,
- communication avec les locataires et tiers,
- encaissement des loyers et production de quittances,
- prises de rendez-vous pour les visites,
- aides à l’état des lieux.
Pour choisir le meilleur logiciel de gestion locative, il faut d’abord bien cibler l’utilisation que l’on compte en faire.
- S’agit-il de location à long terme ou de location saisonnière (ou les deux) ?
- Le propriétaire est-il un particulier ? une entreprise ? une SCI ?
Ensuite, le choix du logiciel portera sur différents critères. En premier lieu, l’interface doit être simple, intuitive, en français (ou du moins dans une langue que l’on maîtrise parfaitement) et personnalisable.
L’outil doit être complet en termes de fonctionnalités. Les mises à jour doivent être régulières, tant sur le plan d’amélioration du logiciel qu’en termes de sécurité et par rapport à la législation sur les loyers.
Discuter du sujet avec d’autres propriétaires est également un bon moyen de se forger une opinion. Il convient ensuite de choisir l’outil qui est à la fois le plus adapté, celui qui a la meilleure réputation et celui qui convient au budget que l’on souhaite lui consacrer.
Automatiser les tâches de la gestion locative
Un bon logiciel de gestion locative sera en mesure de gérer certaines tâches redondantes, notamment en ce qui concerne le paiement des loyers.
Plutôt qu’un virement de banque à banque, le paiement du loyer pourra se faire par le biais du logiciel, lequel pourra enregistrer le paiement et envoyer aussitôt une quittance de loyer au locataire, soit par mail, soit par courrier en utilisant les services numériques de la Poste.
En cas d’impayés, le logiciel génère automatiquement une relance au locataire après un nombre de jours que l’utilisateur aura lui-même paramétré. Des alertes sont également envoyées au propriétaire.
Le logiciel de gestion locative permet également de conserver les éléments à portée de main, d’établir une comptabilité et de faire sortir en partie les éléments à déclarer à l’administration fiscale.
Produire et conserver les documents nécessaires à la gestion locative
Le logiciel de gestion locative doit permettre au propriétaire de créer une multitude de documents : le contrat de location (bail), les quittances de loyer, les états des lieux, les notices d’informations, etc. en se basant sur des modèles préenregistrés et paramétrables. L’utilisateur n’a plus qu’à saisir ou à paramétrer les éléments personnalisés.
Le logiciel doit permettre également d’intégrer des documents externes comme les dossiers de diagnostic technique ou tout autre document légal, et de les conserver numériquement.
D’autres fonctionnalités peuvent également aider le propriétaire dans la gestion des travaux, ou des incidents, en envoyant des demandes à des prestataires après saisie de la description du problème et des coordonnées.
Donner un espace personnel à chaque locataire
Le logiciel de gestion locative doit également être utile au locataire qui pourra y créer son espace personnel dans lequel il pourra :
- consulter les documents liés à la location (le bail, l’état des lieux, le DDT, la notice d’information, les quittances, etc.)
- procéder aux paiements de son loyer,
- programmer des alertes et des notifications (par mail ou SMS),
- faire des demandes au propriétaire,
- conserver un historique des événements de la location.
Faire appel à un professionnel de la gestion locative
Même si l’on a choisi de gérer seul la location de ses logements, rien n’empêche de faire appel à une agence ou un professionnel pour certaines tâches ponctuelles. Celles-ci peuvent être contraignantes ou délicates sur le plan légal, ou nécessiter des compétences précises.
Il peut s’agir de :
- la recherche de locataires et la visite des logement,
- la remise des clés, l’état des lieux et le contrat de location,
- la relation avec les locataires,
- les renouvellements de bail, les avenants, les résiliations,
- les relances en cas d’impayés,
- l’entretien du logement, la gestion des travaux.
On peut également faire appel à un comptable pour :
- le suivi des obligations légales,
- la comptabilité et les déclarations fiscales.