Que ce soit avant, pendant ou lors de la rupture d’un contrat de location nue ou meublée, ou encore au moment du renouvellement du bail, vous devez, en tant que bailleur, transmettre un certain nombre de documents à votre locataire (contrat de location, quittance de loyer, lettre de congé, …). Découvrez les dans notre dossier.
Les documents à transmettre au locataire lors de la signature du bail
Le démarrage d’une location fait toujours l’objet d’une signature d’un contrat de location. En tant que propriétaire, vous devez d’abord remettre à votre locataire un exemplaire signé par les deux parties du contrat de location non meublée ou du contrat de location meublée selon le type de logement mis en location.
Ce contrat est aussi accompagné de divers documents tels que :
- un dossier de diagnostic technique (DDT) composé notamment d’un diagnostic de performance énergétique, d’un diagnostic amiante, d’un diagnostic électrique ou encore d’un diagnostic gaz.
- Une notice informative indiquant, dans les moindres détails, les droits et les devoirs de chaque partie. Cette notice reprend donc une grande partie des termes du bail en les détaillant.
- L’état des lieux d’entrée ;
- Une copie de la grille de vétusté si vous avez convenu, avec votre locataire, d’en appliquer une ;
- L’attestation d’assurance du locataire contre les risques locatifs. En effet, votre locataire doit obligatoirement en souscrire une, car il est responsable des dommages qu’il pourrait causer au logement pendant le temps où il l’occupe. Les dégâts occasionnés doivent être réparés via, le cas échéant, son assurance.
- Un extrait du règlement de copropriété, le cas échéant qui indique notamment la répartition des charges ainsi que l’utilisation des parties communes.
- Le cas échéant, une autorisation de mise en location : uniquement dans le cas où le logement loué se situerait dans une zone d’habitat dégradé.
- L’acte de cautionnement : lorsqu’un cautionnement est signé dans le cadre du contrat de location, l’acte de cautionnement peut être annexé au contrat ou être directement inscrit dans le contrat de bail.
- Un inventaire détaillé du mobilier et des appareils électro ménagers au sein du logement lorsqu’il s’agit d’un contrat de location meublée.
Les documents à transmettre au locataire pendant la location
L’envoi d’une quittance de loyer et d’un appel de loyer
Une fois que votre locataire s’est acquitté du montant du loyer et s’il vous en fait la demande, vous devrez alors lui envoyer une quittance de loyer.
Vous pouvez également lui transmettre un avis d’échéance de loyer afin de lui rappeler qu’il est redevable du paiement du loyer même si rien ne vous y oblige.
Les deux documents cités précédemment doivent être remis gratuitement au locataire.
Attention : toute clause du contrat de bail qui ferait supporter des frais d’envoi d’une quittance de loyer ou d’un appel de loyer sera considérée comme illégale. Nous abordions d’ailleurs ce cas dans notre actualité sur l’action de groupe intentée Par l’UFC-Que Choisir contre Foncia.
La transmission de justificatifs lors de la régularisation des charges
Chaque régularisation de charges que vous effectuez doit être justifiée comme nous le décrivons dans notre dossier : « Régulariser mes charges locatives : lesquelles ? Quand et comment ? ».
Lorsque les charges sont payées au réel (ce qui est obligatoire dans le cadre d’une location nue mais optionnelle dans le cadre d’une location meublée) vous devez fournir certains documents à votre locataire.
Vous devez ainsi fournir à votre locataire, au moment du premier appel de charges :
- les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges ;
- Le budget prévisionnel lorsque votre logement est situé au sein d’une copropriété.
Par ailleurs, 1 mois avant la régularisation annuelle, vous devez aussi lui transmettre :
- le décompte de chacune des charges locatives (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur, …) ;
- la répartition des charges entre les différents locataires lorsque votre logement est situé au sein d’une copropriété ;
- une information sur les modalités de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.
De plus, vous devez obligatoirement mettre à disposition de votre locataire tous les documents permettant de justifier la régularisation de charges effectué et ce pendant les 6 mois qui suivent l’envoi du décompte.
Dans le cas d’une location meublée il est également possible d’opter pour un paiement des charges au forfait, mais dans ce cas aucun justificatif n’est à présenter à votre locataire puisqu’aucune régularisation n’est possible.
Cas particulier : le renouvellement du bail
Lorsque votre locataire souhaite rester dans le logement et que vous-même ne souhaitez pas le récupérer, le bail se reconduit automatiquement.
Pour les baux nus et meublés d’un an, 3 possibilités peuvent surgir, au moment du renouvellement du bail :
- vous renouvelez le contrat sans rien y changer ;
- vous le renouvelez en y intégrant une augmentation de loyer ;
- vous le renouvelez pour une durée plus courte.
Les documents à remettre à votre locataire dans ces 3 cas sont décrits dans notre dossier : « Renouvellement du bail : conditions et démarches ». N’hésitez pas à vous y reporter.
Propriétaire : les documents à transmettre à votre locataire tout au long de la location
Les documents à transmettre au locataire lors de la rupture du bail
Les documents à remettre à votre locataire lors de la rupture du bail diffèrent selon le motif de la rupture.
Si votre locataire quitte le logement à son initiative et que tout se déroule normalement, vous n’avez pas à lui fournir de document spécial. Une dernière quittance de loyer, s’il la réclame, sera votre dernier document remis. Il peut aussi vous demander une attestation de paiement des loyers durant les années où il a habité votre appartement.
Si la fin du bail découle d’une rupture à votre initiative, en revanche, vous devez lui transmettre plusieurs documents, à commencer par un congé notifié par écrit avec justification : vous n’avez, en effet, le droit de donner congé à votre locataire que pour vendre le logement, l’occuper vous-même (ou des membres proches de votre famille), ou encore pour motif réel et sérieux.
Vous devez également joindre au congé délivré au locataire la notice d’information relative aux obligations du bailleur et aux voies de recours et d’indemnisation du locataire.
Tous les éléments à faire apparaître dans la lettre de congé ainsi que les délais à respecter sont décrits dans notre dossier : « Propriétaires : conditions et démarches pour rompre un bail ».
Dans tous les cas (rupture à votre initiative ou à celle du locataire), il faudra rendre à votre locataire, le cas échéant (si vous estimez que le logement vous est restitué en bon état) son dépôt de garantie en respectant les délais imposés par la loi, qui diffèrent selon les manquements repérés lors l’état des lieux de sortie.
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