Qu’est-ce que la provision sur charge dans le domaine de la location immobilière ? Comment ça fonctionne ? Quelles sont les règles en vigueur ?
Chaque mois, le locataire d’un logement paie à son propriétaire un loyer ainsi que des charges locatives. Celles-ci ont pour but de compenser les frais liés au logement que paiera le propriétaire. On parle alors de provision sur charge.
Qu’est-ce qu’une provision sur charge ?
En comptabilité, les provisions sur charges sont des sommes préservées dans l’optique de dépenses futures, probables ou certaines, à court ou à moyen terme (impôts, charges sociales, amendes et pénalités, impayés, frais de justice, etc.). Le comptable fait une estimation de la somme qui sera dépensée et la fait apparaître sur le bilan en passif. A la fin de l’exercice comptable, la provision pour charge est réévaluée en fonction des sommes réellement dépensées.
Le terme de provisions sur charges a été repris dans le monde de la location immobilière. Chaque mois, en plus de son loyer, le locataire paie au propriétaire une somme fixe au titre des charges locatives. La somme fixée est une estimation des charges que devra régler le propriétaire. Une somme a été définie en amont et a été divisée par douze, le nombre de mois dans l’année.
À la fin de chaque exercice, lorsqu’il reçoit l’arrêté des comptes de la copropriété, le propriétaire procède à la régularisation des charges. Il compare les sommes réelles qu’il a réglées au titre des charges et celles qu’il a perçues de la part du locataire. En cas de trop-perçu, il rembourse au locataire. Dans le cas contraire, il demande au locataire de régler la somme manquante. Il peut en profiter pour réviser le montant mensuel des charges à la hausse.
Tout ce qu’il faut savoir de la provision sur charge
Du point de vue du propriétaire, les charges locatives sont souvent appelées charges récupérables. Le principe est en effet de récupérer auprès du locataire les sommes engagées pour les charges.
La liste des charges récupérables est définie en annexe du Décret n°87-713 du 26 août 1987. La législation est encadrée par la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs.
Les charges locatives regroupent les dépenses liées à l’usage de l’immeuble et aux services y afférents, l’entretien courant de l’immeuble et les travaux de réparations dans les parties communes. Elles comprennent les dépenses en chauffage collectif, en arrivée d’eau, en production d’eau chaude, en fourniture d’électricité, mais aussi les frais d’entretien des ascenseurs (installation, dépannage, maintenance…), les frais de nettoyage et d’entretien des parties communes et des espaces extérieurs. On peut également inclure les coûts d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage, la taxe d’assainissement, etc.
Comment fonctionne la provision sur charge ?
Chaque mois (ou parfois chaque trimestre), le locataire verse en plus de son loyer un montant au titre des charges locatives. Cette somme est généralement la même tous les mois car il s’agit d’une provision : le montant des charges que doit payer le propriétaire ne peut pas être connu à l’avance, c’est alors une estimation qui est avancée.
Une fois par an, à date fixe, le propriétaire procède à la régularisation des charges récupérables. Ce calcul est fait à partir des sommes transmises par l’arrêté des comptes de la copropriété. Le propriétaire compare le montant des dépenses réelles à la somme provisionnée par le versement du locataire au titre des charges locatives.
Si la régularisation indique que le locataire a versé trop de charges par rapport aux dépenses réelles, il peut demander un remboursement du trop-perçu au propriétaire. Ce remboursement peut s’effectuer en soustrayant le montant du trop perçu des charges du (ou des) mois suivants. Le locataire peut également demander au propriétaire de baisser le montant des charges pour l’exercice suivant.
Si la régularisation indique que la somme des charges versées par le locataire est en deçà du montant réel des dépenses, le propriétaire peut demander au locataire de compléter la somme manquante. Pour cela, il doit faire parvenir au locataire une copie de l’arrêté des comptes de la copropriété ainsi que différents justificatifs (factures, devis…) liés aux charges locatives.
Pour régler le trop perçu à son vis-à-vis, le locataire comme le propriétaire dispose de trois ans pour les baux signés à partir du 27 mars 2014. Pour les contrats de location signés plus tôt, le délai est de cinq ans. Le tribunal judiciaire peut être sollicité par l’une ou l’autre partie en cas de désaccord.