Lorsque vous signez un bail d’habitation, vous déterminez un montant « loyer charges comprises » à payer par le locataire chaque mois. Les charges locatives représentent en réalité une provision mensuelle qu’il faudra régulariser en fin d’année. Détails sur la marche à suivre pour procéder à la régularisation des charges locatives.
Qu’est-ce que la régularisation des charges ?
Les charges locatives, qu’on appelle également charges récupérables, sont des dépenses réglées initialement par vous, propriétaire, mais que vous pouvez vous faire rembourser par le locataire. L’estimation de ces charges locatives, exigibles par fractions mensuelles, implique donc, une fois par an, une régularisation.
Pour connaître la marche à suivre afin de définir le montant de ses charges locatives, nous vous conseillons de consulter notre dossier spécifique : « Comment fixer le montant des charges locatives ? ».
Important : dans une colocation ou une location meublée dont le bail a été signé depuis le 27 mars 2014, si les charges locatives figurent sous forme de forfait dans le contrat de location alors aucune régularisation des charges locatives ne peut avoir lieu.
Quelles charges sont récupérables sur le locataire ?
C’est un décret n° 87-713 qui détaille la liste des charges locatives récupérables auprès du locataire.
Certaines dépenses relatives à l’eau et au chauffage sont récupérables sur le locataire, notamment :
- L’eau froide et l’eau chaude de l’ensemble des occupants ;
- L’eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes, y compris la station d’épuration ;
- L’eau nécessaire à l’entretien courant des espaces extérieurs ;
- Les produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau ;
- La fourniture d’énergie, quelle que soit sa nature ;
- L’exploitation des compteurs généraux et individuels et l’entretien des épurateurs de fumée ;
- La réparation des fuites sur joints.
Quelques dépenses relatives à l’ascenseur peuvent également être répercutées sur le locataire notamment :
- L’électricité ;
- L’exploitation (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d’un dossier par l’entreprise d’entretien mentionnant les visites techniques, incidents) ;
- La fourniture de produits ou les petits matériels d’entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d’éclairage de la cabine) ;
- Les petites réparations de la cabine (changement de boutons d’envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques), et des fusibles.
Certaines dépenses concernant les parties communes intérieures restent à la charge du locataire, comme celles en lien avec :
- L’électricité ;
- La fourniture de produits d’entretien (balais et sacs nécessaires à l’élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection ;
- L’entretien de la minuterie, des tapis, de vide-ordures ;
- La réparation des appareils d’entretien de propreté tels que l’aspirateur ;
- Les frais de personnel d’entretien.
Différentes dépenses concernant les parties communes extérieures restent à la charge du locataire, comme celles relatives aux :
- Voies de circulation ;
- Aires de stationnement ;
- Abords des espaces verts ;
- Équipements de jeux pour enfants.
Des taxes et redevances sont aussi récupérables :
- La taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères ;
- La taxe de balayage ;
- La redevance assainissement.
Régularisation des charges locatives : quelles sont les règles à respecter ?
Étape n°1 : envoyer les documents au locataire, avant la régularisation des charges locatives
Une fois par an, vous devez donc adresser un décompte à votre locataire, détaillant chaque poste de dépenses.
Ce document doit être envoyé au locataire un mois avant la régularisation des charges locatives, lui notifiant le montant trop perçu (qu’il vous faudra lui rembourser) ou le reste à payer, déduction faite de l’avance déjà effectuée au fil des mois.
Si le logement est dans une copropriété, vous devez en plus envoyer à votre locataire le mode de répartition entre locataires, ainsi qu’une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude.
Étape n°2 : mettre à disposition du locataire les pièces justifiant la régularisation des charges locatives
Vous devez mettre à disposition de votre locataire, les pièces justifiant la régularisation des charges locatives (ex : factures, contrats d’entretien) pendant un délai de 6 mois à compter de l’envoi de votre décompte. Vous devez aussi pouvoir lui fournir :
- Les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation des charges locatives ;
- Le budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.
Attention : si vous oubliez d’effectuer cette régularisation des charges locatives dans l’année suivant leur exigibilité, votre locataire pourra exiger un paiement échelonné sur 12 mois.
En tout état de cause, même si une partie des charges locatives est récupérable sur vos locataires, portez une attention toute particulière à ces charges locatives car elles peuvent grever considérablement le rendement de vos investissements. N’hésitez donc pas à effectuer des contrôles !
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